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Privacy Policy

Chapters

1. 基本的な考え方

非営利活動法人軽井沢先端学術センター（以下「KAAC」といいます。）は、個人情報が個人の人格尊重の理念の下に適正に取り扱われるべきものであることを認識し、諸活動を通じて知り得た個人情報を適切に管理・運用するために「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）をはじめとする個人情報の保護に関する関連法令、ガイドラインおよび本ポリシーを遵守します。

2. 個人情報の範囲

KAACが保護すべき個人情報とは、ご本人を識別できる情報のことをいいます。KAACでは、当団体の活動に資する目的に限り、住所、氏名、生年月日、勤務先、電話番号、Eメールアドレス等の個人情報を取得することがあります。

3. 個人情報の取得と利用目的

KAACは、個人情報の取得にあたり、個人情報保護法を遵守し、ご本人から口頭、書面、メール、Web画面への入力等の電磁的な記録を含む適正な手段によって、個人情報を取得します。

KAACが個人情報を取得する場合には、特に目的を明示しない限り、以下に掲げる業務を遂行する目的で取得するものとし、その利用目的に必要な範囲において個人情報を利用します。なお、個人情報の提供時の状況から、その利用目的が明確な場合には、利用目的の明示を省略することがあります。

  1. KAACの設立趣旨に基づき、定款に掲げた目的を達成するための活動・研究を推進すること
  2. KAACの事業計画、活動方針などの各種決定事項、諸活動や研究内容を関係者に周知し、報告資料の作成・送付をすること
  3. KAACへの寄付または会費等の依頼・請求および領収書・礼状等の発行・送付をすること
  4. KAACが主催、協賛等によって関与するイベント等の運営および案内状の作成・送付をすること
  5. KAAC関連の統計資料を作成すること
  6. その他、KAACの業務や活動を円滑に進めていくために必要な業務

4. 個人情報の第三者への開示・提供

KAACは、以下の場合を除いては、保有する個人情報を第三者に開示・提供することはありません。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. 法令により必要とされる場合
  3. 個人情報保護法が規定するご本人または公共の利益のために必要と考えられる場合
  4. 会費や寄付金の入金処理等のため金融機関に必要な情報を提供する場合
  5. KAACが主催、協賛等によって関与するイベント等の運営に関して登壇者の所属する組織に必要な情報を提供する場合
  6. 報告資料やイベント等案内状の発送を業者に委託する場合。但し、この場合においては、慎重な調査により委託業者の選定を行い、KAACは適切な監督を行います。
  7. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
  8. その他、個人情報の取得時に明示した利用目的による場合

5. 個人情報の安全管理措置

KAACは、保有する個人情報への不正アクセス・個人情報の紛失・改ざん・漏洩または棄損の防止その他の個人情報の安全確保のために、管理責任者を定め、必要かつ適切な措置を講じます。また、KAACは、スタッフ等に対し、個人情報の保護および適切な管理方法についての指導・啓発を行い、日常業務における個人情報の適切な取り扱いを徹底します。

6. 個人情報の取り扱いの委託

KAACは、利用目的の達成に必要な範囲内に限り、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託することがあります。当該個人情報を委託先に提供する場合には、委託目的に応じた適切な委託先の選定を行い委託契約の締結など、安全管理が図られるように委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。

7. 個人情報の安全管理措置

KAACは、ご本人から個人情報の開示・訂正・追加・削除、利用停止等の申し出、その他個人情報に関する問い合わせを受けた場合は、個人情報保護法その他の法令に規定されている理由がある場合を除き、ご本人であることを確認した上で、適切に対応します。

8. 本ポリシーの改正

KAACは、個人情報の保護に関する諸法令を遵守し、必要に応じて本ポリシーの見直しおよび改善を行います。

9. お問い合わせ窓口

KAACは、個人情報の取り扱いに関する苦情・相談等に対しては、適切かつ迅速な対応に努めます。
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、当ホームページのお問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

 

1. Basic idea

The non-profit organization Karuizawa Advanced Science Center (hereinafter referred to as “KAAC”) recognizes that personal information should be handled properly under the principle of respecting the personality of the individual, and can learn through various activities. In order to properly manage and operate such personal information, please refer to the relevant laws, guidelines, and this policy regarding the protection of personal information, including the “Law Concerning Protection of Personal Information” (hereinafter referred to as “Personal Information Protection Law”). I will comply.

2. Range of personal information

Personal information that KAAC should protect refers to information that can identify the individual. KAAC may collect personal information such as address, name, date of birth, work place, telephone number, and email address only for the purpose of contributing to the activities of this organization.

3. Purpose of acquisition and use of personal information

When acquiring personal information, KAAC will comply with the Personal Information Protection Act and will acquire personal information from the person himself or herself by appropriate means including verbal, written, email, electromagnetic input such as input on the web screen.

When KAAC acquires personal information, it will be acquired for the purpose of carrying out the following tasks, unless otherwise specified, and the personal information will be used within the scope necessary for that purpose. If the purpose of use is clear from the circumstances at the time of providing personal information, the purpose of use may be omitted.

  1. Promote activities and research to achieve the purpose stated in the Articles of Incorporation based on the purpose of establishing KAAC.
  2. Make KAAC’s business plans, various decision items such as activity policies, various activities and research contents known to related parties, and prepare and send report materials.
  3. Requesting and requesting donations or membership fees to KAAC and issuing/sending receipts/thanks letters etc.
  4. Operate events, etc. that are sponsored by KAAC or KAAC is involved in sponsorship, etc., and create and send invitations.
  5. Creating statistical data related to KAAC
  6. Other duties necessary to smoothly advance KAAC’s duties and activities

4. Disclosure and provision of personal information to third parties

KAAC will not disclose or provide personal information held to third parties except in the following cases.

  1. With the consent of the person
  2. When required by law
  3. When considered necessary for the benefit of the individual or the public as defined by the Personal Information
    Protection Law
  4. When providing necessary information to financial institutions for payment of membership fees and donations
  5. When providing necessary information to the organization or institution to which the speaker belongs in relation to the events, etc. that are sponsored by KAAC or KAAC is involved in sponsorship, etc.
  6. When outsourcing the delivery of report materials and invitations to events, etc. However, in this case, KAAC will
    properly supervise the contractor after carefully selecting it.
  7. When it is necessary to protect the life, body or property of a person and it is difficult to obtain the consent of the
    person.
  8. In addition, in case of the purpose of use specified at the time of acquisition of personal information

5. Security management measures for personal information

KAAC appoints a management representative and takes necessary and appropriate measures in order to prevent unauthorized access to personal information in possession, loss, falsification, leakage or damage of personal information and to ensure the safety of other personal information. In addition, KAAC will provide staff with guidance and enlightenment on how to protect and appropriately manage personal information, and ensure that personal information is properly handled in daily operations.

6. Consignment of handling personal information

KAAC may entrust all or part of the handling of personal information to the extent necessary to achieve the purpose of use. When providing the personal information to the subcontractor, select the appropriate subcontractor according to the purpose of the subcontracting and perform necessary and appropriate supervision to the subcontractor so that safety management is achieved, such as concluding a consignment contract. I will.

7. Security management measures for personal information

When KAAC receives a request from the person to disclose/correct/add/delete personal information, suspends use, etc., or has any other inquiries regarding personal information, if there is a reason prescribed in the Personal Information Protection Law or other laws and regulations. Except for the above, we will take appropriate action after confirming that you are the person.

8. Amendment of this policy

KAAC will comply with various laws and regulations regarding the protection of personal information, and will review and improve this policy as necessary.

9. Contact point for inquiries

KAAC will endeavor to respond appropriately and promptly to complaints and consultations regarding the handling of personal information. For inquiries regarding the handling of personal information, please contact us from the inquiry form on this website.